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  部门简介及规章制度 

国际交流与合作处简介及规章制度

 

国际交流与合作处工作职责与分工
一、国际交流与合作处工作职责
(一)基本工作职责

  1. 贯彻落实学校的各项决议、决定。
  2. 负责本单位教职工的思想政治教育、党风廉政建设和精神文明建设。
  3. 负责部门内部制度建设;负责与本部门主要职责相关的制度的起草。
  4. 负责与上级和兄弟单位、对口业务部门的联系。
  5. 负责本部门的安全、信息、保密、信访、档案等工作。
  6. 负责本部门资产管理工作。
  7. 完成上级部门和学校布置的其他工作。

(二)主要工作职责

  1. 负责全校国际交流与合作工作。
  2. 负责与国(境)外学校、学术研究机构、企业和友好人士、国(境)外校友的联络。
  3. 负责国际教育、科技和学术合作工作。
  4. 负责师生员工出国学习、进修的联络工作;协助相关部门做好教职工出国研修和学习考察工作和海外高层次人才引进工作。
  5. 负责对全校涉外单位和人员进行外事业务知识的培训和纪律、安全教育;协助有关部门做好对外宣传和涉外保密工作。
  6. 负责外籍专家、外国留学生的管理和服务工作。
  7. 负责拟订出国访问项目并组织实施。
  8. 负责承办重大外事活动。

二、各科室工作职责
处(院)办:

  1. 内部事务综合协调、后勤服务、设备采购及管理等;
  2. 负责外籍教师聘用及管理,教学协调;负责公寓的管理、服务和安全保卫;
  3. 外事接待工作;
  4. 负责综合行政事务,档案整理归档;

中外合作办学项目管理科:

  1. 负责开发中外合作办学项目,向上级部门申报合作办学项目;
  2. 负责项目的宣传工作,招生、咨询、管理和维护;负责中外合作项目教学监管、协调工作;协助项目学生出国有关手续的办理及境外事务等;
  3. 负责与国外合作学校的联系和协调工作, 负责外方合作院校领导及教师来访的邀请及接待的工作;

留学生管理科

  1. 做好留学生和港澳台侨学生招生宣传及管理工作;
  2. 负责留学生和港澳台生的招收、录取、学籍报批及入学注册等工作,做好招生的咨询服务;进行法制教育。
  3. 负责学生的居留手续办理、延期、再入境签证及身体检查等有关手续;负责做好留学生的生活与学习管理。
  4. 负责落实学院的后勤服务及安全保卫管理的工作,就医及服务工作,负责留学生突发事件处理。

三、个人岗位职责——姓名(性别,办公地点,联系电话)
领导分工:
叶朝成  处长    教二三楼国际处办公室  59750228

  1. 全面主持各项工作。分管处内财务及人事工作、领导干部出访工作、国际科技合作及人才引进工作、来访接待工作、海外校友会的联络工作、港澳台事务。

龙艳   副处长    教二三楼国际处办公室  59750224

  1. 协助处长开展各项工作,落实年度工作要点。分管中外合作办学项目管理工作、来华留学生工作、教师出国研修及学生出国交流工作、外籍专家管理工作、孔子学院的筹建工作、宣传、档案及保密工作。

工作人员分工:
马玉婷 主任科员   教二三楼国际处办公室  59750227

  1. 中外合作办学项目的开发、申报、宣传、招生、来访接待、教学协调、语言教学管理与实施、学籍管理、留学咨询与服务工作;
  2. 学历学位型校际交流项目、交换生项目开发、宣传、招生、来访接待、教学协调、语言教学管理与实施、学籍管理、留学咨询与服务工作;
  3. 完成领导交办的其它任务。

洪文琦 主任科员    教二三楼国际处办公室  59750225

  1. 海外留学生的招生宣传、录取、教学协调、学籍管理、住宿管理、学生管理工作;
  2. 与海外留学生相关的合作办学项目开发、宣传、招生、教学协调、学籍管理及学生管理工作;
  3. 海外留学生的短期交流项目开发、接待;
  4. 汉语国际教育推广工作、对外汉语教师及志愿者的派出管理工作;
  5. 孔子学院筹建工作;
  6. 完成领导交办的其它工作任务。

刘小林 副主任科员 副主任科员    教二三楼国际处办公室  59750226

  1. 处内日常内务、财务报销及来访接待工作,兼职档案员、保密员、资产管理员、新闻联络员;
  2. 教师公派出国项目宣传、申报及派出管理工作;
  3. 校内公务出访人员出国境手续办理,省外办专办员工作;
  4. 著名科学家来鄂讲学项目的申报及执行管理;
  5. 国际科技合作项目的洽谈、申报、管理工作;
  6. 学生工作助理招聘及管理;
  7. 配合、协调全处工作人员完成领导交办的各项任务。

陈晗   教二三楼国际处办公室  59750226

  1. 外籍教师的招聘、合同管理、工资管理、住宿管理、出入境手续办理、岗前培训、教学协调及评估管理;
  2. 处内中英文合同、协议、重要资料的翻译;
  3. 学生短期出国交流项目及留学项目的开发、宣传与管理;
  4. 一般性自费出国留学咨询与服务;
  5. 完成领导交办的其它工作任务。

刘捷   教二三楼国际处办公室  59750226

  1. 协助做好与海外留学生相关的招生宣传、录取、教学协调、学籍管理、住宿管理、学生管理工作及交流团组的接待工作;
  2. 协助做好与海外留学生相关的合作办学项目开发、宣传、招生、教学协调、学籍管理及学生管理工作;
  3. 港、澳、台事务;
  4. 校内双语教师培训工作;
  5. 国际处中英文网站及留学生招生网站的建设、维护、更新工作;
  6. 完成领导交办的其它任务。

国际交流与合作处规章制度

国际交流与合作处办事公示制

 
一、为进一步提高我处依法依纪依规履职水平,规范办事程序,推进党务、政务公开和廉政建设,接受广大师生和社会各界监督,根据部门工作实际,制定本制度。
二、办事公示制是指各级党务、行政部门将执行公务人员身份、岗位职责以及本部门或单位的办事流程、办事依据等予以公开的制度。本部门可予公示的主要内容是:工作人员身份、岗位职责、办事流程、办事依据、办事要求、办事承诺等。但由于工作性质所决定,有些工作内容属于保密范畴,则不予公开,如:保密文件、材料等。
三、充分利用文件、办公系统及网站等公布处工作职责、各科室岗位职责、工作流程、责任人及办公电话、公示时间等,做到职责明确、任务具体,明确工作范围,落实责任到人,保障工作顺利有序开展。
四、对办事公开的内容,严格实行主管领导负责制,由领导负责把关和督促落实。对于重大决策和重要事务的公示,要经分管校领导审阅批准后,由相关业务部门负责具体实施。
五、公示工作可根据不同情况,通过电子邮箱、投诉举报箱、电话、征求意见书、上门听取服务对象意见等渠道收集反馈意见。
六、对公示的反馈意见,应认真办理,并将办理情况及时公开。

 

国际交流与合作处服务承诺制

 
一、服务承诺制是指部门和单位根据工作职能要求,对服务内容、办事程序、办理时限等相关事项,向服务对象作出公开承诺、接受监督、承担责任的制度。
二、本处落实服务承诺制应当遵循公开、公平、公正、便民、高效的原则。处处、事事、时时为服务对象考虑,优化办理程序、缩短办事时限,提高办事效率,提供优质服务。
三、承诺公开办 !E 酒痢⑽募⒎裰改稀焓铝鞒掏嫉刃问剑焓乱谰荨⒈乇甘中炖沓绦颉炖砹鞒獭炖硎毕藓头癖曜迹岢龇癯绦蚝褪毕蕹信怠
四、承诺规范服务方式,改善服务态度,使用文明用语。做到笑脸相迎、亲切问候、让座敬茶、认真办理、满意答复、礼貌相送。不让服务对象受到冷落或刁难,不让服务对象因同一事项反复往来,不让正常的服务事项无故延误,不让处室的形象受到损害。
五、承诺提高办事效率。对服务对象问询的事项属一般性事务的,要简化办事手续,能办的马上就办,一次办结;不能一次办结的,要把办理的时限告知对方。属紧急、重要事项,在遵守法律、法规和规章的前提下,实行急事急办。
六、对于需要进一步补充完善资料方可办理的事项,承办人应当一次性告知所补资料内容,待补齐有关资料且具备办理条件后,在规定或承诺的时限内办理完毕。

 

国际交流与合作处首问负责制

 
一、首问负责制是指服务对象到达或致电本处,接受询问的首位工作人员必须负责解答、办理或交办、承办的制度。首问责任人是指本处第一个接受服务对象来电、来访、来信、来函或询问相关事务的工作人员。
二、首问负责制遵循“首问负责,对口接待”的原则。首问责任人要耐心听取服务对象的陈述,并依据法律、法规或相关政策规定,认真、负责地解答或处理。
三、对属于本人职责范围,且符合规定、手续齐全的事项,应当立即办理;手续不齐全、不能立即办理的,要说明理由,按要求一次告知;属于法律、法规及政策规定不能办理的,首问责任人必须明确答复,并做好解释工作。
四、服务对象所提问题不属于本处职责范围的,首问责任人应耐心解释,并帮助其联系相关部门工作人员,或者告知办公地点和联系方式。经办人员联系不上的,应记录服务对象需办理的事项及其联系方式,并尽快转交经办人员回复。
五、服务对象所提出事项一时难以答复或需请示、协调的问题,首问责任人应请服务对象留下联系方式,并约定答复方式与时间,经请示、协调后,再予答复。再予答复时间一般应在5个工作日内完成。因事项重要不能在5个工作日内答复的,也要在5个工作日内联系服务对象,说明延时原因,商量答复时间,并尽快请示给予答复。
六、首问责任人要熟悉本单位岗位职责和工作流程。接待服务对象要热情礼貌,使用文明用语。

 

国际交流与合作处限时办结制

 
一、限时办结制是指服务对象咨询办事或来电来信来访,要有明确的办结时间并以书面形式进行回复。一般事项口头回复,重要事项应当以书面形式进行回复。
二、服务对象要求办理的事项,凡符合规定、手续齐全的应当马上办理。
三、对需要本单位集体研究决定的事项,一般不超过5个工作日办结;对需要协同其他部门办理或需多个部门会同办理的事项,每增加一个部门顺延2个工作日;因特殊情况不能按期办理的要向服务对象说明原因,并告知何时办理;因特殊原因不能按时办结的,应在5个工作日内联系服务对象,说明延时原因和办理情况,告知办结时间。
四、属于本处需要会同相关部门办理的事项,应抓紧会商,并在5个工作日内办结;因客观原因不能按时办结的,应在5个工作日内回复办理情况。
五、需要提交学校研究的事项,本处负责抓紧上报,在学校批复之日起的3个工作日内办理完毕。
六、需报经学校上一级有关部门审批的事项,由本处负责抓紧上报,在收到上级批复之日起的3个工作日内办理完毕。
七、属于需要调查论证的事项,应先在5个工作日内答复,说明情况,并及时组织论证,将结果在10个工作日内回复服务对象。特殊或重大事项,以学校要求的时限为准。

国际交流与合作处一次性告知制

 一、服务对象到本处办理(或来电)咨询事项时,在本处职责范围内的,经办人必须一次性告知其所要办理事项的办事依据、办事程序、办结时限、所需的全部材料;不能办理的要说明具体理由。
二、服务对象要求办理的事项,在职责范围内的,经办人应当场审核其有关手续和材料,能当即办理的事项,要当即办理。
三、服务对象要求办理的事项,手续、材料不齐全或不符合法定形式的,应当口头或书面一次性告知其所需补充的手续和材料;申请人按照告知的要求补充齐全后,经办人应当及时予以办理。
四、服务对象要求办理的事项不符合学校或上级有关规定,无法办理的,经办人应当告知法律、法规或政策规定,并做好解释工作。
五、告知过程中,工作人员要使用文明用语。

国际交流与合作处主岗备岗制

 
一、本处主岗备岗工作制,是指处内两个相近岗位,互为备份岗位或顶替岗位,及时办理岗位事务的制度。
二、主岗责任人不在岗时,必须提前向备岗责任人做好工作交接;因特殊原因不能及时交接的,备岗责任人应主动顶岗,不得推诿、拖延,影响公务办理。
三、备岗责任人应当主动了解主岗岗位职责,认真学习相关业务知识和技能,熟悉相关规定,切实履行所替代岗位的职责,按规定及时办理相关业务。
四、办公室工作人员根据分工互为主岗备岗。
具体安排见下表。


序号

主要工作事项

主岗责任人

备岗责任人

1

财务及人事工作、领导干部出访工作、国际科技合作及人才引进工作、来访接待工作、海外校友会的联络工作、港澳台事务。

叶朝成

龙艳

2

分管中外合作办学项目管理工作、来华留学生工作、教师出国研修及学生出国交流工作、外 籍专家管理工作、孔子学院的筹 建工作、宣传、档案及保密工作。

龙艳

马玉婷

3

1、中外合作办学项目的开发、申报、宣传、招生、来访接待、教学协调、语言教学管理与实施、学籍管理、留学咨询与服务工作;
2、学历学位型校际交流项目、交换生项目开发、宣传、招生、来访接待、教学协调、语言教学管理与实施、学籍管理、留学咨询与服务工作;

马玉婷

龙艳

4

1、海外留学生的招生宣传、录取、教学协调、学籍管理、住宿管理、学生管理工作;
2、与海外留学生相关的合作办学项目开发、宣传、招生、教学协调、学籍管理及学生管理工作;
3、海外留学生的短期交流项目开发、接待;
4、汉语国际教育推广工作、对外汉语教师及志愿者的派出管理工作;
5、孔子学院筹建工作;

洪文琦

刘捷

5

1、处内日常内务、财务报销及来访接待工作,兼职档案员、保密员、资产管理员、新闻联络员;
2、教师公派出国项目宣传、申报及派出管理工作;
3、校内公务出访人员出国境手续办理,省外办专办员工作;
4、著名科学家来鄂讲学项目的申报及执行管理;
5、国际科技合作项目的洽谈、申报、管理工作;
6、学生工作助理招聘及管理;

刘小林

陈晗

6

1、外籍教师的招聘、合同管理、工资管理、住宿管理、出入境手续办理、岗前培训、教学协调及评估管理;
2、处内中英文合同、协议、重要资料的翻译;
3、学生短期出国交流项目及留学项目的开发、宣传与管理;
4、一般性自费出国留学咨询与服务;

陈晗

刘小林

7

1、协助做好与海外留学生相关的招生宣传、录取、教学协调、学籍管理、住宿管理、学生管理工作及交流团组的接待工作;
2、协助做好与海外留学生相关的合作办学项目开发、宣传、招生、教学协调、学籍管理及学生管理工作;
3、港、澳、台事务;
4、校内双语教师培训工作;
5、国际处中英文网站及留学生招生网站的建设、维护、更新工作;

刘捷

洪文琦

 
 
 

国际交流与合作处公开评议制

  
一、为了进一步加强学校和社会对我处各项工作的监督,保障工作人员正确履行职责,不断改进工作作风,实现工作的透明、公开、廉洁、高效,制定政务公开工作评议制度。
二、 公开评议的主要内容,是学校及其校属各部门单位正确履行工作职责和任务要求的基本情况,包括工作人员廉洁自律和遵纪守法方面的基本情况。开展公开评议,要坚持实事求是、民主平等的原则。评议人要对照标准,注重摆事实,讲道理;要尊重广大师生的民主权利,让大家充分发表意见;在评议标准面前要做到人人平等,一视同仁,严格要求。
三、政务公开责任追究实行分级负责制。政务公开责任追究坚持实事求是、有错必纠、惩处与教育相结合、追究责任与改进工作相结合、过错责任与处理处罚相适应的原则。
四、对违反政务公开工作纪律,具有下列情况之一的,追究直接负责人的责任: ①没有实行政务公开的; ②政务公开流于形式,承诺不兑现的; ③应当公开的重点工作项目没有按要求公开、造成不良影响的; ④投诉处理不及时,不向群众公开处理结果的;⑤在政务公开中有打击报复、侵犯公民民主权利的;⑥其它违反政务公开有关规定,且不按要求整改问题的。
五、 工作人员违反政务公开有关规定,发生下列行为之一的,追究有关责任人的责任: ①工作时间离岗、贻误正常公务,或者无正当理由拒绝办理正常公务的;②对符合条件,手续齐备的事项不予受理的;③不履行服务承诺的;④擅自提出额外的办事条件和要求的;⑤违反收费规定;⑥对手续不齐的办事当事人不做具体说明,态度生硬的; ⑦拒绝、干扰、阻挠政务公开主管机关的检查与监督,或者编造假情况、隐瞒问题的;⑧其它违反政务公开有关规定的行为。

 

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